下篇 领导讲话的力量 第二十一章 做一个成功的会议主持者
议会是一个演讲的政府。在这一组织形式内，口才的力量成为一位政治家所能拥有的全部品质之中最可称道的——威廉·皮特
1、随时准备开口讲话
在许多场合中，领导者常常会遇到有即席发言的机会。这时，如果你是一位巧辞令、善言谈的“老手”，自然会有所应付，不成问题，但如果你是一位不善辞令、不大在众人面前讲话的“新手”，那也不必紧张，更不能回避，应敢于拿出你的全部热情和胆量，针对不同场合、对象讲出能完全表达你的思想、意见或真情实感的精彩话来。
下面，我们将即席发言的几种常见形式，归纳一下，希望对你有所助益。
（1）主持式
作为会议主持者，即席发言贯穿于整个会议过程中，须依会议性质把握说话内容。若是召开工作性质的会议，只需讲此次会议背景、意义、程序、希望和要求；若是欢迎式的会议，只需着重表示对来宾的欢迎和简略讲述它的意义，并将气氛加以渲染；如果是号召性的即席发言，那则应阐明意义、明确目的和奋斗目标，并指出如何去做以及具体措施、方法、步骤等，并用号召性的言辞进行陈述和表述；若是总结式的发言，要对所做的工作作出科学正确的判断，对成绩加以肯定，对不足之处提出改进措施和努力的方向。
作为会议主持者的发言，切忌“老子气”、“先生腔”或不知所云东拉西扯地胡说八道，要明确、实效、得体地表现主持者的身份。
（2）应答式
通常在会议上、法庭上或学术性的讨论、答辩会上，常被人发问，需即席发言。这种应答式发言大多是被动式的，受发问内容或发问主题的限定，因此，就发言范围来讲是容易把握的。这种发言，应问一答一，问二答二，将所需回答的问题，作条理清楚、内容完整而又是非曲直分明地阐述就可以了。如果是被人质疑，那就将“疑点”所在，做出符合事实和理由充分的回答。如果是法庭上的答辩，就将所涉及问题的时间、地点、在场人、事实的经过等加以阐明，或陈述你的申辩理由。如果是学术上的答辩或解释，那你就将你的观点或研究成果，用科学的方法加以论述或阐明，倘若遇到深奥艰涩难懂的问题，可用浅显易懂的形象性的语言加以说明……这样，你便能将你所答的问题说得明明白白了。
（3）应邀式
被人邀请的发言，一定要把握好三点。一是谦逊；就是对主人(单位、团体)说些适当的谦卑语言。如感谢主人的热情好客，赞扬主人的成绩、善举、为人风格和精神品德等。二是应该讲出与众有益的话，就是讲话的内容能使听众获得思想上的启蒙和知识上的启迪；要注意自我形象和美的感染力，不仅要以理服人，还要以情感人。三是应该充分估计听众的客观要求。听众需要具体政策，你就不要打官腔，摆官架子。大凡一句话能讲完的就不要利用两句话、三句话甚至喋喋不休地大讲空话、大话和废话。
（4）说明式
通常在一个问题，一件事情被人误解、曲解，下属或听众不甚明白或不明真相时，须当场作解释性发言，这就是说明式即席发言。这种即席发言既可以指出、纠正他人的问题，也可以披露事实真相，以达到澄清事实的目的，也可以是为自己或他人作辩白。这类发言，要抓住问题或事实的实质，切忌使用“描绘”、“夸张”之类发挥性言辞，否则会把本该容易说明的问题，搞得复杂化了，不利于事情的解决。
（5）灵感式
在一些场合里，思维常有“灵感勃发”的情况。什么是“灵感勃发”呢就是指即景生情、触类旁通的联想、遐想。这种情况，常在讨论会、酒席间、聚会上碰到。这种“灵感”涌流式的讲话，通常要视场合、情景而定，应以幽默、趣事、欢乐的内容、语调和气氛为宜。要把握简洁、得体、高雅、乐趣这样四个要素。切忌那些扫兴话或长篇大论的废话、空话。
（6）参观访问式
参观访问时的即席发言，往往是以目击其景后的见闻感知作主动或被动性的发言。可以对被参观单位的成功经验、好的工作方法、科学管理等加以阐发和赞扬；或对主人的热情好客进行道谢。这种发言，感情应真挚，情调应高昂，语气应谦逊，言辞应优美，注意不要流露出傲慢味、或别人不如自己的优越感，等等。
（7）集会式
集会时的即席发言应依据会议类型和接受对象来把握分寸。若是政治性的集会，宜用激昂、热烈和信心百倍的情调言语；若是纪念性的集会，气氛需要深沉的，就应用沉重的调子，对伟人、名人、要人的功绩加以追述和赞扬，指出其价值和意义、继承和发扬等意向来。一般的说，“集会”总是以政治性的居多，所以这类发言应以鼓动性为宜，让听众能按着大会提出的号召去努力实现奋斗的目标。
即席发言的场合和形式还有许多。但不论何类何样，你只需把握住：恰当得体，合乎时宜。你面前的场景是喜庆的，你就讲“喜庆话”，喜庆话应讲得欢快些；如你面前的场景是激昂的，你也就讲“激昂话”，激昂话的调子应热烈些；如果你面前的气氛是愤怒的，你就讲“愤怒话”，愤怒话应讲得火气些……如果对象是青年人，应讲得有情趣些；对象是农民，你就要讲得憨厚些；对象是某一行业的“里手”，就应讲这一行的“行业话”。如果你再能把握住简短、明晰、得体、有新意、流畅通顺的说话分寸，那样，你的即席发言便会妙趣横生，深受听众欢迎……
2、主持会议基本要领
主持会议的领导是会议的“舵手”，要随时把握、驾驭好会议之舟，启发引导大家，始终遵循会议既定的议题、日程，进行充分地研讨，才能如期达到预想的目的。这就要求领导必须使与会者充分了解议题。一开始就要讲明会议共有哪些议题，怎么个开法，有哪些要求，与会者要承担什么任务等。其中，哪一项应由与会者在会上作出决定；哪一项只需听一听与会者的意见，以便进一步补充；哪一项只是告知性地打打招呼，介绍一下情况，暂不讨论；哪一项与会者必须和上级保持一致，只研究怎么协调行动，等等。把会议的目的、要求、内容诸项一一交代给大家，层次要清晰，逻辑要严密，表达要准确，中心要突出。切不可主次不分，轻重不分，内容庞杂，使听者不知所云，无所遵循。
开会时往往有这种情况：
一、大家意见比较集中，而会议主持人却不能及时总结，提请大家转入另一项议题，出现了冷场，拖延了时间；
二、在征求大家意见时，有的人一声不吭，有的人翻来覆去，谈不到点子上，越扯越远；也有时人们争论不休，互不服气，会议上发生了冷场、争论、跑题等情况。
这就要求领导能够细致了解会议进程，掌握与会人员的心理，恰到好处地、适时地对会议进行引导：
意见基本一致时，立即终止；
意见大同小异时，允许求同存异；
很难一致时，下次再议；
对于离题太远的发言，会议主持者可寻找时机予以引导、提醒，拉回正题。
为了不分散大家的精力，不浪费大家的时间，不冲击会议的中心议题，领导者必须十分注意掌握讲话的时机和“火候”。
在主持会议时，领导还要注意掌握说话的分量和分寸。这也是“度”的一种要求。
语言的分量是由词义和态度两个主要因素构成的。词义是指语言的本意，态度是指表达时所持的表情和情绪。比如，主持会议的领导，要批评下级人员的工作差错或较大的失误，这里就有个分量问题。如果是个别的、一般性的差错，而批评的分量过重，未免有小题大做之嫌，本人不服气，大家也不满意。如果是较大失误，而批评分量过轻，既达不到教育本人的目的，又给大家一种袒护当事人、文过饰非之感，不能使闻者足戒。
当然，不作具体分析，以理服人，而是无限上纲，乱扯一通，也不会有好效果。因此，根据问题的性质、程度，在讲的时候，就有一个轻重之间怎样才算适宜的分寸问题。
分寸是衡量语言分量的尺度。而要把握好分寸，一是注意词义上的细微差别，尤其是同义词、近义词之间的细微差别。二是注意态度和语调的区别，这种分寸也是会影响到分量的。我们的目的是，既要弄清问题，又要教育同志。指出问题的严重性，进行严肃的批评，不一定非要高门大嗓、声色俱厉不可。语言尖刻，态度粗暴，甚至出口伤人，以挖苦、讽刺、嘲笑人为快事，必定造成对方的反感和抵触，不利于问题的解决，也不利于团结。因此，要做好工作会议的主持，须注意以下几点。
（1）准时开始
这是主持会议人最容易贯彻的一条原则，而由于种种原因，又是难于贯彻的一条。人们由于缺乏会议意识，有的是觉得会议不重要，9点通知10点到；有的是为了显示身份，如张天翼创造的著名典型：华威先生为了与众不同，故意姗姗来迟。在这种情况下，领导应以身作则，这样才能使会议有个良好的开端，也是提高会议效率的第一步。
（2）开宗明义
通常在开会前分发给与会者的议程表中，你已经制定了会议的内容和目的。但在会议开始时，仍有必要重申一下会议的内容和目的。这将帮助与会者清楚了解要讨论的问题，容易澄清任何可能出现的最后一刻的混乱。
（3）节约时间
开场白最多不超过一分半钟。主持人的任务是把问题清楚全面地向大家摊开。他还须讲清解决问题的迫切性，以促使大家立即行动。拖泥带水的开场白会削弱解决问题的紧迫感，使会议刚开始就面临失败。用丰富多彩的语言来表达自己的想法，使听者感兴趣。明快生动的开场白能提高整个会议的调子和节拍。正如俗话所说，良好的开端是成功的一半。
（4）提供材料
在开场白中，要明确告诉大家先讨论一下所有的背景材料，再寻找解决问题的办法。应指出如果不这样做，个人就会取代会议变成决策工具。如果某个与会者想仓促行事，要阻止他。动员所有与会者出谋献策，几乎每次会议总有些默不作声的人。会议要开得使每个与会者都能谈看法、出主意，最后归纳，作出决定。
（5）集思广益
务必让每个人都参加讨论，参与决策。如果你知道某个与会者喜欢发表会后议论，设法让他在会上发言，明确表态。这样，会后他再也不能说不同意了。这点要取得其他与会者的配合。这是一种领导艺术，这种领导艺术能节省许多开会时间。
开会时私下交谈只会引到冲突和不和。主持会议者不能允许任何人把会议分裂成一个个小组讨论会。应使所有与会者都能听到每个人的发言。如果窃窃私语者继续存在，可以把大家的注意力引起他身上，和蔼地请他把所讲的告诉大家。
（6）调和艺术
在会上，主持者的职能不外乎把大家的意见加以分类、筛选、澄清并给予指导。他要记录事实，引导讨论避免产生意见冲突和意气用事，引导与会者朝着可能解决问题的目标前进。每当人们面对面讨论时，感情或事实肯定会交织在一起。但是，如果你能采取中立的立场，会议上的感情气氛就会淡薄些，会议也就比较容易掌握。如果你非表态不可，尽量通过部门里其他人来表示，也可以引用与你观点相同的与会者的话。
（7）缓解气氛
防止个人之间或团体之间产生不融洽的情绪。一旦出现，要立即解决，避免在会上讨论“敏感”的问题。讲些幽默的话语，使气氛变得轻松一些。指出可能双方都没有错，只不过是对问题的看法和立场不同。待紧张气氛有所缓和时，再回过来实事求是地讨论这个问题。
（8）应付分歧
对分歧不要视而不见，也不要设法回避。承认分歧，并提请与会者注意。把分歧意见公布于众，供与会者进行明智的选择。可以问争论的双方：“你到底站在哪一方？”然后再问：“你为什么采取那个立场？”最后问：“你建议我们应做些什么？”这样，他们坚持自己观点的强烈度就会减弱。
（9）防止“冷场”
一发现要出现“冷场”，立即用评论、提问或解释的方法，鼓励大家继续讨论。要知道与会者发表的意见逐步减少，意味着他们对处理问题的紧迫感和能力也随之下降。
（10）措辞平和
会议主持人往往如此发问：“不知各位有何高见？”这一句话就把想说的人也吓住了。倒不如改为：“各位有什么想法呢？”朴实无华，效果反倒好一些。措辞平和，来自人人平等的原则，给人戴高帽或贬低人的措辞效果都不会好。
（11）归纳提醒
归纳小结是向大家报告会议进展情况的一种技巧。主持人也可以把分歧意见进行归纳，以提请与会者注意。否则，不同意见在讨论中会被忽视。如果到会议结束时才冒出来，会使大家感到沮丧。
（12）小结简短
归纳小结不要超过三十秒钟。这段时间完全够用。寥寥数语不仅不会影响会议的进展，还可以向全体与会者表示你是珍惜时间的，并设法把大家的想法引向深入。
（13）适时而止
会议议程一经发出，不要更改，不要超过规定的时间。如果会议程序拖延了，要立即采取行动。明确告诉大家，要在规定的时间内开完会。
3、主持会议的基本技巧
主持会议是正常工作的基础，它需要一定的口才技巧。作为领导，你可通过下列努力来不断地提高主持会议的口才技巧。
（1）主次一定要明确
弄清楚要商量的内容。同时有几个问题时，应把问题主次分清，预先整理好。有些问题往往是有内在联系的，不是孤立存在的，在商量的同时，应把有联系的问题考虑进去。
（2）报告一定要具有书面语特点
报告一般备有讲话稿，尤其是重要报告，其稿往往经过反复修改。它要求讲稿语句通顺，合乎语法，讲话人要善于临场表达，如语音准确、语言轻重适当、停顿合理等。
（3）有一定权威性
领导人一般是代表组织讲话，报告的内容重要，影响深远，往往成为听者行为的规范和认识事物的指南，因此具有权威性。
（4）一定要有严肃性
在庄重的场合，面对众多的听众，讲述重要的内容，报告人必须抓住中心，严肃地阐释，不允许海阔天空地闲扯，也不允许随意添加内容，更不允许妄加解释或插入一些不应有的笑料。
（5）把握所知悉的事实
掌握事实，对问题的解决有很大帮助。只有掌握了事实，才能对问题有综合的判断，对各项事实间的相互关系了如指掌。对提出解决问题的具体策略加以分析，任何方案都可以提出，因为这样往往能启发出更好的方案，集思广益，能对问题作出更完美的决策。
（6）要缩小听、讲之间的“距离感”
由于听众人多，场面大，人员情况复杂，再加上报告人与听众所处的位置有上下之分，双方处在不同的情境中，存在着“距离感”。报告的内容，报告人的声音、姿态应尽量缩短这种距离，提高听众的情绪。
（7）仔细聆听别人的意见
当意见不同时，仔细听取理由；不能完全理解时，不可提出相反的论调或进行辩驳，要有一种协商的态度，以便彼此找出妥善解决问题的办法。必要时，可设法延长时间，绝对不要被迫作草率的声明和决定。
（8）选择好时机
选择空当时间较佳，避开大家疲劳的时间。另外应事先整理好问题和资料，以免浪费时间。事情得到解决后，不管收到什么样的效果，都应立即通报，这样可建立起相互信赖的关系。
4、如何在会议中解决问题
所谓“解决问题的会议”，是指决策中心讨论实质性问题的工作会议，它是领导者最常运用的一种会议形式。能否主持好这类会议，是对领导者能力和作风的综合考验，也是会议成败的关键。
这类会议常分五步进行：
第一步，用简洁明确的语言阐明会议的目的和所要讨论的问题；规定会议的范围，即把会议限制在一定议题之内，不讨论议题之外的事，交代一下会议的开法和时间上的要求。
第二步，把需要讨论的问题按重要性的大小和缓急程度排列一个顺序。
第三步，一个问题一个问题地讨论。每个问题最好拿出几种解决办法，从中挑选出最好的解决办法，或把几种办法的长处综合成一种新的办法，并预料实行这种办法会出现什么情况和结果，怎样解决？
第四步，这项工作如何付诸实施？由谁来做？什么时候完成？完成后以什么形式汇报和总结？
第五步，每一个问题讨论完毕，主持者作一次归纳，形成一个一致的意见；全部问题讨论完毕，主持者作简要总结，归纳一下会议的成绩与不足，强调一下有关问题；如果需要举行下次会议，则同大家商定下次会议的开法和时间；如果需要将会议内容形成一个文件或纪要，则当场将承办人落实。
很显然，以上这五个步骤，只是一个一般性的程序。会议能否开得圆满，很大程度上取决于会议主持者能否做到以下几点：
（1）抓住重点
主持者要牢记会议宗旨，带领大家朝会议目标努力。为此，要善于牵“牛鼻子”，区别有益的讨论和无关的争论、有用的发言和无用的废话。在某人的发言或众人的争论偏离会议主题时，主持者要用适当的方式及时提醒，引导大家书归正传，使会议紧紧围绕中心内容进行。在众多的发言中，主持者要把精力集中在选择与执行的解决方案上，对那些实际上不能执行的方案，不管说得多么头头是道，都在放弃之列，最多只能将其可取之点吸收到可行方案中来。
（2）掌握进程
哪个问题应当重点研究，讨论时间长些，哪个问题比较简单，时间应用得少些，主持者要心中有数，不能颠倒主次，大题小做，小题大做。问题讨论到什么程度算恰到好处，领导者要掌握“火候”，不失时机地转入下一个题目。
（3）发扬民主
会议要开得好，必须有一个宽松的气氛，使到会者无拘无束，畅所欲言。这种气氛能否形成，主要在于主持者是否有民主作风。主持人要把自己置于同大家平等的位置上，启发大家开动脑筋，毫无顾忌、毫无保留地发表意见。对大家的意见，主持者要善于倾听，体察异同，分析归纳，鼓励引导。不管个人发表的意见有否被采纳的价值，主持者都要给予积极的鼓励和适当的评价，因为它对全面分析问题总是有帮助的。主持者千万不要搞一言堂，更不能压制不同意见，强制大家迎合自己的观点。只有会议主持者具有这样的民主作风，才能充分发挥与会者的聪明才智，为问题找到好的解决办法，大家才能在以后讨论问题时继续无拘无束，畅所欲言；也只有这样，大家才能真正尊重和乐于接受会议形成的决议，积极地贯彻实施。否则就会使人感到，会议是在主持者的“逼迫”之下进行的，形成的意见是主持者强加给他们的，那么，大家就不会坚决地、自觉地贯彻实施。
（4）言简意赅
会议要想取得高效率，必须使每个到会者都言简意赅。而想做到这一点，主持者能否带头做到言简意赅则是关键。如果主持者说话漫无节制，拖泥带水，其他与会者就会产生两种情况：一种是和你一起信马由缰，使会议松松垮垮；另一种是对会议毫无兴趣，认为你白白浪费了他的宝贵时间。如果主持人的语言风格简单明了，在客观上立刻可以造成会议的紧迫感，使大家的精神处于高度集中的状态，会议的效率就会大大提高。
（5）善于调解气氛
尽管会议要讲求效率，讨论问题要严肃认真，但也不一定搞得剑拔弩张，毫无笑意。事实证明，轻松的气氛有助于活跃思想，讨论问题。会议的主持者要善于制造这种气氛。每当出现僵局或气氛拘谨、紧张时，主持者应当发挥“幽默”的艺术，可以用一个不过分的笑话、俏皮话、笑声或友好的讽刺来解除紧张状态，使大家轻松自如地继续讨论。同时，会议要注意适当的休息。每过一两个小时，就应当休息一二十分钟，使大家紧张的神经松弛一下。讨论时间持续得太久，头脑就会处于抑制状态，效率反而不高。休息也有个时机问题，这个时机应当选择在一个问题的讨论告一段落之时，而不是随心所欲，特别是不能在“节骨眼儿”上休息。
5、领导发言诀窍
西方有句谚语：“站起来人们能够看见你，大声说话人们能够听见你，闭住嘴人们会喜欢你。”这是一句绝妙的忠告。然而，在会议上发言，还有其他一些你应该考虑到的诀窍。
（1）自问你的发言目的是什么。是让你的听众思考、通知、说服、决策，还是要采取什么行动？如果你知道自己要干些什么，那么你就会以实现你的目标的方式去“设想”你的会议。
（2）把你会上要讲的事列成提纲。要牢记那些你希望大家会后知晓的思想或中心议题，你的发言要围绕这一主题。
（3）你的听众是谁？与会的关键人物是谁？他们是否有些你应该知道的怪癖举止？他们有些什么主要倾向性或偏见你应善于回避的？
（4）念稿子是场灾难。不要照着念，列出发言提纲，发言时再详细讲。
（5）如果你认为听众会提问，那你要预计他们提什么问题，事先准备回答，这样你便能够应付自如。
（6）向你的听众宣示召集会议的目的和作用。然后告诉他们你将谈些什么，开始发言，最后总结。
（7）在你的发言中，尽可能用些幽默语言，但不要硬扯一些可能打乱思路的笑话。在发言时要用日常用语，不要用长句子在听众面前哗众取宠。每个字都要发音清楚。许多字词听来相似，但意思可能完全不同。
（8）人们思考和理解的速度每分钟500～600字，但为了便于理解，你的发言速度不应超过每分钟100或125个字。要再快就会使你的听众漏掉你所说的话，他们可能难以跟上你。因此，说清楚，说明白，不要太快，讲话放慢速度。
（9）看着你的听众——不要看地板、天花板或窗户。把你的目光从一个人身上慢慢移向另一个人。当你讲话时让你的目光在每个人身上都停留片刻。如果你觉得这样不舒适，那就把目光集中在房间尽头的某一点上讲话。这比看天望地要好些，只要你注视着你的听众而不把目光移开，你就能保持与他们的交流。
（10）发言结束时，不要忘记总结一下你所说过的话，但要简明，不要拖沓。
6、领导会议发言准则
领导在会议上讲话，要使会议达到预期效果，有一些会议讲话的准则必须遵守。但每一个具体的会议情况都可能因时、因人、因地而异，所以这些只能靠领导者灵活地把握和运用。然而这不等于说会议讲话没有规律可循，还是有一些基本要求是领导者主持会议时所必须遵守的。
（1）发音清晰，语调多变
领导者在会议上讲话，要让自己说出的每个字、每句话都传到与会者的耳朵里，这是最为基本的要求。我们说话的声音洪亮，不光是指音量，还包括说话应该有力度，吐字清楚，节奏感强。能在声音中表现出领导的自信以及奋斗的力量。领导讲话如果声音有气无力，语调平铺直叙，就显得缺乏活力。领导者通过语调的变化，能表达出丰富的思想情感和观点，使与会者在思想情感上产生一种共鸣，使自己的讲话有较强的感染力、震撼力。庄重、严肃的会议，要求语调平缓、稳重；欢快、轻松的会议，要求语调轻快、随意。
（2）突出议题，明确宗旨
只有启发引导大家，始终遵循会议既定的议题去进行充分讨论，才能达到预想的目的。这就要求领导必须使与会者充分了解会议目的；一开始就要讲明会议都有哪些议题以及与会者需要承担什么任务，等等。在表述会议目的时，要做到表述清楚，有条有理。把会议的目的、要求、内容等全部告诉与会者，并且要做到层次清晰、逻辑严密、表达准确、中心突出。决不能逻辑混乱，主次不分，使与会者不知所云、无所适从。
（3）掌握时机，言之有度
领导作为整个会议的引导者，要求随时把握、驾驭好会议之舟。领导者要能够把握住会议的脉搏。很多开会场合都出现过这种情况：当大家意见比较集中，领导者却不能及时总结意见，推动会议转入另一项议题。这时就会出现冷场，大家变得无话可说。出现这种情况，就是由于领导者不能掌握好时机造成的。要学会把握时机，就要求领导者能够细致把握会议进程，掌握与会人员的心理变化，适时地抓住机会，对会议进行引导。
会议中，领导者还要注意把握说话的尺度和分寸。比如，主持会议的企业老总要批评部门主管的工作差错或失误，就要考虑尺度问题。如果是个别的、偶尔的差错，批评的尺度过重，就会小题大做，既弄得本人不服气，大家也不会满意。如果是失误较大，而批评尺度过轻，既达不到教育本人的目的，又给大家一种领导袒护并有私心的感觉。因此，要根据问题的性质、程度，选择适宜的分寸去谈论问题。要把握好分寸，一是注意词意上的细微差别，尤其是同义词、近义词之间的细微差别；二是注意态度和语调的变化。
（4）实事求是，踏实务实
领导者召开会议要讲话，要作报告，要向与会者传达相关信息。这里面既有个文风问题，也有个会风问题。从文风上讲，领导者应当坚持实事求是的思想路线，敢于坚持真理，修正错误，不能养成说假话、套话、大话、空话的习惯。从会风上讲，如果会议报喜不报忧，报功不报过，指远不指近，责人不责己，就失去了开会的意义。同时这种会议也是令人反感的。因此，领导在讲话时要保持实事求是、踏实务实的作风，才能使会议有意义，使与会者乐于参加，以发挥会议的积极作用。
（5）因会制宜，调动情绪
领导讲话的目的在于吸引听众，调动与会者的积极性，使他们更好地接受上级思想和会议精神。因此，针对不同的会议，把与会者的情绪调动起来，刺激听众的兴奋点和吸引其注意力，是领导者主持会议过程中充分发挥语言艺术的一个重要课题。会议的类型不同，要求也就不同。因此，作为领导就要因会制宜，有针对性，根据场合赋予语言不同的感情色彩。
在正式的会议上，语言应注意庄重、大方、用语规范；在欢庆会上，语言则应该热烈喜庆；在工作说明会上，语言表述应清晰、准确、浅显；在动员会上，语言就必须富有鼓动性，以领导者的情绪感染与会者，提高人们的决心与信心、干劲和勇气。会议上的语言，应该和不同的气氛相协调、相配合、相一致。
（6）有头有尾，善于总结
会议既然有开头，也就应该有结尾。会议在行将结束之际，领导者应作简明扼要的总结、归纳会议的讨论成果，将相关信息、讨论情况，以及达成的共识进行概括性的说明。同时，对会后的要求以及工作目标，要加以强调和部署。总结应力求客观、符合实际。不要言过其实，随意夸大。对会议的总结，在看到成绩的同时，也要及时、客观地指出存在的问题，提出今后需要努力的方面。会议的总结，往往能起到提醒、强化下属意识的积极作用，所以领导者一定要加以重视。
以上就是领导者在会议上最应遵守的几条准则，这些准则适用于各种会议，也具有一定的概括性。所以领导者应该用心去记住，但是最为重要的是，领导要明白：开会的目的是什么。
7、成功的会议不出彩
很多领导不满足于只将会议顺利进行完，他们还希望能在会议中有超出预期的效果，也就是我们常说的出彩，然而，往往适得其反。我们知道，会议讲话不同于演讲，它的真谛在于传达精神，展开讨论，而演讲演说的真谛则在于控制听众的情绪。因此，想要在会议上出彩，是一种不切合实际的想法。按部就班、踏踏实实让会议顺利地进行，就已经是很成功了。
会议是一个互通信息、协调关系的场所，领导者可以以它为媒介，向与会者部署工作、展示领导决策意图。同时达到增强团队凝聚力、鼓舞士气、调动下属积极性的目的。有的领导者认为，开会只是一种形式、一种程序，从来没有真正认识到会议的价值所在。会议的形式和程序比较固定，因此领导的作用就显得至关重要了。要充分发挥会议的功能以达到预期目的，领导者应注意做好以下几点：
（1）充分准备
开会的目的是要研究工作、部署任务、交流思想，有着十分明确的针对性。因此，在召开会议之前，领导者应做好充分准备，尤其是会议的主题，应该经过长时间的推敲，一旦确定，不应随便更改。只有做好充分准备，才能使会议的进程顺畅。毛泽东同志曾说过：“开会要事先通知，像出安民告示一样，让大家知道要讨论什么问题、解决什么问题，并且早作准备。有些地方开干部会，事前不准备好报告和决议草案，等开会的人到了才临时凑合，好像‘兵马已到，粮草未备’，这是不好的。如果没有准备，就不要急于开会。”
（2）解决问题
会议是制定工作目标、完成工作计划的一种活动方式。因此，会议都有自己特定的议题，非常具有针对性。每个会议都应以解决问题为目标，不解决问题的会议就没有召开价值可言。问题的解决并不像说起来那么简单，有些会议必须经过许多方面的共同努力才能成功解决问题。会议各方提出的意见可以通过集体讨论，最终形成一个令各方都能接受的最佳方案。召开任何会议，都要始终按着会议既定的日程对议题进行讨论。与会者围绕议题，进行讨论，最后达成协议，实现共同的目标，这才是完整的会议构成。所以，领导者应时刻牢记会议目标，积极寻找解决问题的手段，要抱着不达目的不罢休的精神来组织会议。
（3）重视效率
很多人一想到会议，马上就会联想起那些索然无味、冗长沉闷的场景。如何提高会议的效率，最大限度发挥会议的积极作用，是一个非常关键的问题。开任何一次会议都是以时间为代价，所以必须精打细算，充分利用会议的每一秒钟。从经济学的角度说，一切节约归根到底都是时间的节约。所以，领导要时刻提醒自己：时间是宝贵的，与会者的注意力是有限的，因此，会议的效率要高。
8、让会议焕发生命力
作为领导，如能在会议中发挥巨大的指导作用，赋予会议以灵魂，那么就能让形式、套路死板的会议瞬间焕发生命力。
下面我们具体来看看领导者在两种最为常见的会议形式中应如何使会义焕发生命力。
（1）政策性会议
政策性会议又被称为产生思想观念的会议，是指制定一个组织未来发展的方针、目标的会议。
主持这种会议，领导者应注意做到：
①领导者和与会者要建立平等的关系。这种会议上，一般与会者都是为了组织的前途来出谋划策，因此在地位上没有上、下级之间的关系，与会者是不分级别，一律平等的。只有这样才能使大家开阔思路，制定出一个令人满意的蓝图。领导者不应限制讨论的问题范围，要鼓励和引导与会者充分地表达他们的想法。
②在对某个计划的可行性进行讨论时，论证范围一定要广，论证一定要充分。虽然这样有可能导致与会者之间产生分歧，但只要会议主持者能善于发现新问题、新观点，并促使与会者公开论战、论证，以充分认清各方的观点，这样才能做出合理的决定。但是要注意，这种争论是应该建立在不影响与会者之间感情基础上的，所以，领导者还要注意对讨论气氛的把握和控制。
③会议的形式一定要开放。政策性会议，最主要的是集思广益，因此要鼓励所有人都发表自己的意见。领导者一定不要简单地作出肯定和否定的意见，从而封闭了与会者的思想，而应该尽量让大家发挥自己的创新能力。
④应注意促进各方取长补短、团结协作。产生政策的会议，虽然不一定在会议上当场确定，但依然有明确的目标。领导者在会议开始时，应当强调会议要想达到目的要靠与会者的共同力量，让他们形成一个共同的愿望，这样可以避免一些不必要的相互争执。
⑤会议即将结束时，主持会议的领导者还应系统归纳与会者的意见，强调会议的成功并对大家的努力予以肯定。这样可以增强与会者的归属感和自豪感，一旦以后决定实施这些意见时，会对具体的执行工作有很大的帮助。
（2）执行性协调会议
执行性协调会议，又称为解决问题的会议，和政策性研究会议相比，是性质不同的两种会议。因此，在主持会议的原则上有着一些不同之处。
主持会议者应当遵循的原则是：
①要对会议进程严格控制。因为执行性会议有着必须达到的明确目的，所以领导者就只能允许与会者围绕与目的直接有关的事项来讨论，防止讨论过于分散，会议“跑题”。
②要保持言简意明的会议风格。为提高会议的效率，领导者要使与会者在发言中做到言简意赅，并首先做出表率，尽量造成会议的紧迫感，使与会者的精神处于高度兴奋状态，就能有效地使与会者注意力集中，容易取得良好的会议效果。
③领导者应只考虑那些可执行的实际解决方案。既然会议是为了解决某一问题而召开的，那么在与会者的意见中，不要去管那些没有可行性的意见。即使是具有创意的意见你也不要去分心，因为你的目的是找到答案。
一个成功的会议，其生命力其实不在活跃了多少时间，开阔了多少思路，它就是要平平淡淡的顺利进行下去，让与会者简简单单的就能明白，最后才能得到你想要的结果。
9、传达上级文件
传达上级文件，是领导者处理日常公务的一部分，每个领导对它都不陌生，甚至有很多领导者认为，传达文件只是照本宣科，和口才没有关系。但是，要使下属领会文件的精神，又不觉枯燥无味、引人入胜就是一门学问了。
首先，传达文件是领导者日常的一项基本工作，目的是要把书面语言转化为口头语言。但是这种语言形式的转化绝不应是照搬照抄。不论是一字不落地传达原文，还是摘要大意，解释性地传达文件精神，都要遵循一个最基本的原则：传达必须忠实于文件本身。因为文件体现着上级的思想意图、工作方针和有关政策。传达效果的好坏直接关系到上级精神能否得到正确的贯彻落实。
其次，传达上级文件是件非常严肃的工作，领导者的态度必须端正，这样才能使下属认真对待。传达人必须在传达前认真地阅读文件，不仅要准确地理解文件精神，还应找出文件中的重点内容。传达者还要熟悉文件的结构及风格，这样才不会在朗读时显得生硬拗口。决不要在自己对文件精神还似懂非懂的情况下，就对下属传达，否则很可能会歪曲文件精神，使听众理解错误。
第三，传达文件的过程中要求领导迅速抓住下属的注意力。这不仅要靠领导的威信和上级文件本身的重要性，还需要领导者掌握传达文件语言所需的表达技巧，以高超的领导语言让下属牢记文件精神。
传达文件的语言要求比较简单，但还是需要引起注意：
（1）辨明语义
文件的传达者一定要认真负责，仔细阅读文件，弄懂文件的意思。由于文件是书面语言，但传达时却是口语。文件中也许会有同音不同义的情况，变成口语读给下属听时也许会产生歧义。这就要求传达人要在明白意思的基础上适当加以解释，以便于听众理解。事先不正确理解文件语义，很容易造成读文件时语气停顿不当，影响传达效果。比如文件中一句表达了一个完整意思的话，但传达人因不理解语义把一句话拆成两半去读，结果既可能歪曲文件原意，又容易破坏传达文件内容时的严肃气氛。
（2）准确翔实
要做到这一点，最简单可靠的办法就是把文件一字一句地传达给听众。而不应该把个人对文件精神的理解掺进传达过程，使下属误以为都是文件上面的精神。如果确实有必要向听众表达个人对文件精神的理解和体会，最好是在传达完文件后讲出。如果非要边传达边评论，一定要有声明。在摘要性或解释性的文件传达过程中，一定要保证语言的准确性。准确地传达文件精神，要求传达人必须全面透彻地理解文件，熟悉掌握文件的精神和内容，在传达文件时，不能随意修改和删减文件内容，不能篡改和臆造文件的精神，不要曲解文件的词句。传达时，报告人可以适当地解释文件内容中涉及的概念、层次、要点，但不要作进一步评价，不要进行牵强附会的解释，不要不懂装懂。这样才能使文件传达不失真、不走样。另外，还要注意对文件的解释不能太多。解释过多，容易妨碍听众对文件本身的理解。在尽可能把握原文件内容的情况下，将文件清楚明白地传达给下属，这是对于传达文件最基本的语言要求。
（3）语气恰当
传达文件虽然不是朗读诗歌，但也决不能过于平淡呆板，而是要通过流利生动的口语表达，增强文件的传达效果。领导在传达文件时，既要保证吐字清晰准确，又要使用恰当的语调、语速。对应当重点强调的内容，以及可以一带而过的部分做到心中有数，这样才能在传达时掌握好轻重缓急，巧妙地运用语调的抑扬顿挫、语速的快慢变化来突出重点，使文件精神在听众的头脑中留下深刻的印象，以帮助听众更快、更好地理解文件精神。使人感到文件中的精神不是被念出来的，而是被“讲”出来的。
（4）注意细节
在传达文件之前，传达者一定要能顺畅地朗读文件，不要有任何文字障碍。对于文件中出现的生僻字词不能主观臆断，要好好地去查字典，以免传达文件时闹出笑话，甚至耽误正事。
为了增强表达效果，不光要靠仔细的准备工作来保证传达的准确，还应当利用丰富的表达手段来增强传达效果。传达者如果能够通过自己的语气、语调以及自然流露的表情，再加上协调的动作，肯定会使下属更好地领会文件的精神。
传达文件作为领导的最基本工作，很容易被忽视。但许多事实告诉我们，人最容易在熟悉的领域内犯下错误。领导的讲话艺术也是一样，只有重视对每一个细节的把握，才能做到万无一失。
10、即席讲话
作为领导，工作中经常会在事先没有任何思想准备的情况下，临时出席某个会议，并作即席讲话或演讲，这对领导的才能和综合素质是一个很大的考验，必须予以重视。
精彩的即席讲话要具备以下几点。
（1）紧扣主题
领导要根据自己参加会议的内容、场合及自己的身份，选择确立自己发言的题目。题目确立后，围绕主题进行构思。发言时紧紧围绕主题进行发言，离题太远不但会降低讲话效果，还会引起听众的反感，降低自己的威信。
（2）有所创见
即席发言要有见地、别具风格。发言内容要力求创新，论理要深入浅出，启迪听众心灵。尤其是多人发言，切忌重复别人已讲过的话，如果没有更新的话题就不要重复论述。
（3）思路清晰
要使即席发言围绕主题的主旋律分层次展开，即要围绕主题确定从几个方面剖析，要讲几个问题，每个问题要说明几件什么事等。这里介绍一种简便易行的快速构思法——定格填意构思法。
此法共分八格(每格简化为一个字表示)：
客：在讲话中说客套话、礼貌语、谦逊语和祝贺语部分。
背：在讲话中需要交代背景，或者描述空间环境的部分。
评：在讲话中对事物进行评价、褒贬、或者对情况进行介绍和阐明的部分。
理：在讲话中需要说理、驳理和推理的部分。
感：在讲话中谈认识、感想和心得体会的部分。
绩：在讲话中谈成绩、失误和讲述事迹的部分。
法：在讲话中宣传政策、法规，以及提出措施和交代方法的部分。
表：在讲话中提出希望、要求和建议，以及表明态度的部分。
所谓“填意”，即指构思过程中，在定好“格”后，再选用精练简要词语，填出表意要点(不是写在纸上，而是装在脑子里)。
现举例说明“定格构思法”的应用：
假如你临时参加公司年终表彰大会，你是以领导身份参加的，当然要在会议结束前作即席讲话，这时你只要稍加酝酿，就会不费力地为讲话内容在八“格”中选定三“格”。如下：
开头：客
主体：评
结尾：表
然后在“格”内填上意词，即：
开头（客）——
a、参加大会很高兴(客套话)；
b、向受奖者祝贺(祝贺语)；
主体（评）——
会开得很成功：
a、树立商品经济意识；
b、敢于同先进企业竞争；
c、经济效益创历史最高水平；
结尾(表)——
a、再接再厉；
b、用好用足政策（希望）；
有了上述定“格”提纲的腹稿，你就可以胸有成竹地在会上临场发挥了。
（4）言简意赅
即席讲话要言简意赅。对渲染主题有用的话就说，与主题无关紧要的话就坚决删掉，切忌画蛇添足。
（5）表达准确
即席发言表达得一定要准确。如果表达不准确，或者说错了话，就会引起与会者哄堂大笑。所以即席发言讲的观点要准确，讲的要求要有政策和法律依据，不能不负责任地信口开河。这样就要求即席讲话前要在自己脑子里反复酝酿一下，哪些该讲，哪些不该讲。不能把自己平时的领悟所得作为不扣主题的所谓“真谛”，在不适当的场合上讲出来。
（6）分清对象
即席发言要根据听众的身份确定发言的语言表达方式。如果对象是工人或农民，语言表达方式要朴实；如果对象是青年，语言表达方式要热情豪放；如果对象是知识分子，语言表达要流畅入理；如果是干部，语言表达要准确认真。针对不同对象采取不同的表达方式，即席发言会收到较好效果。
（7）心绪平静
领导当面对数千计的听众或面临高层次的上司时，未免有些紧张。如果精神紧张，即席发言思路就会被打乱，讲起话来就会语无伦次。为此，领导要稳定自己的情绪，树立即席发言驾驭听众的信心。当出现口误引起会场骚动时，也不要紧张，要采取订正或补充说明，缓和会场气氛，消除即席发言的尴尬局面。
即席发言要取得较好的效果是一种较难的事。这是因为即席发言不容深思熟虑、字斟句酌，需要领导具有敏捷的思维、丰富的经验、渊博的知识、较强的记忆力、严密的逻辑、高超的临场发挥才能等。为此，领导应着力培养以下几个方面的素质：
第一，领导应具备一定的知识广度与思想深度。知识广度是指对所学或所从事的专业，理解得越全面越好，对专业以外的知识，也应尽其所能地了解。当然，读书要有目的，分层次。哪些属于应精读为做学问用的，哪些属于消遣的，哪些属于触类旁通的等，应心中有数。只有博学广大，才能在短暂的准备时间内从脑海中找到生动的例证和恰当的词汇，使你的即兴演讲增添魅力。思想深度是指一个人对事物纵向的分析认识的能力，能够辩证地看待事物，对问题作出较深透的分析。一个题目放在你的面前，你能够宏观地把握住它，通过表层迅速深入到事物上去认识，形成一条有深度的主线，围绕它丰富资料，连贯成文，从而避除事例繁杂、游离主题的问题。
第二，领导应具备较强的综合材料的能力。有了知识的广度和思想深度，能不能把材料综合好，发挥出来，也是对领导的一个重要考验。即兴演讲要求领导在一个很短的时间里把符合主题的材料组合和凝练在一起，没有很强的综合能力是根本办不到的。
第三，领导应具备较高的演讲技巧和较强的应变能力。演讲技巧主要包括演讲词的结构和现场表达技巧两个方面。对于即兴演讲来说，由于没有事先精心制作的演讲词，所以在演讲时，临场发挥就显得特别重要。领导构思初具轮廓后，应注意现场和听众，摄取那些与演讲主题有关的人或景物，因地设喻，即景生情。掌握这种较高的技巧既能使你的演讲生动形象，又易于与听众沟通感情。
第四，领导还应具备较强的应变能力。由于演讲前无充分的准备，临场时就容易出现意外，如怯场、忘词等现象。遇到这种情况，要沉着冷静，巧妙应变，才能扭转被动局面，化劣势为优势。
11、插话的艺术
插话，通常是指领导者在会议进行中，打断发言者正在讲述的内容，或是借题发挥，或是补充、强调，或是反对的一种讲话艺术。一句或一段精彩恰当的插话，不仅能活跃会场气氛，引起人们听讲的注意力，还能起到画龙点睛，升华主题的作用。如果是突兀生硬、无关痛痒、不合时宜的插话，则会成画蛇添足之笔。同是插话，由于使用的方式不同，时机的把握各异，效果大相径庭，足以使人玩味和思考。
插话不同于一般的交谈或演讲，它是利用当时的语境，针对说话者表达的内容，在其表达过程中，插入适当的词句，表示赞同、附和或反对，起补充、调节作用，以达到把握调剂会议氛围、推进会议进程的目的。它集中体现了插话者的个体综合素质，是领导者经常运用和必须掌握的技巧之一。
由于插话是人们在他人的谈话表达过程中，有针对性地、不失时机地运用语言进行的一种交际形式，事先难以预料和把握，更谈不上经过认真和周密的准备。那么，插话是不是毫无规律、随机即兴而发呢？答案是否定的。任何事物都有自己运行和发展的规律，插话也不例外。它除了日常加强领导者自身思想文化素质的修养外，在具体运行中，还是有一些基本原则和方法可循的。
（1）“插”对时机
靶要打得好，枪要瞄得准，话要插得好，就必须选好“插缝”。如果没有“插缝”硬往里插，那就会给人一种生硬之感，不会带来好的效果。可是，在开会的时候，有些领导者不大注意选择插话的时机，只要觉得自己有话可说就憋不住，不分先后地往外倒。这样插话的结果，对发言者并没有起到很好的配合作用，反而造成了某种程度的“冲击”，起不到应有的插话效果。这样做，至少产生两方面的负效应：一是作为主讲的领导者可能会想，“是不是我讲得不好，既然这样，干脆你讲得了”。二是作为听众也可能产生逆反心理：“你老是打断别人的发言，我们到底听谁的呢？”所以，领导者在插话时，一定要注意选择好时机，只有认为是应该“补充几句”才足以说明问题的时候才去插上几句。
（2）“插”对话题
一句好的插话能将会议推向高潮；一句不好的插话能把会议方向引偏。为了哗众取宠而故弄玄虚的新鲜离奇的插话，会大大降低插话者本人的威信。插话一般都是对讲话的补充或强调，因此，它应与会议主题有密切的关系，有一定的分量。如果是可插可不插那就最好别插。因为人家讲得好好的，大家听得挺有意思。你插一竿子，又讲不到点子上，那就会引起听众的反感。所以插话还要考虑好话题，所要补充的话必须是会议精神的重要组成部分，或是主讲人没有讲够、讲透、讲深、讲细的内容，只有在这种前提下“插几句”才能奏效。
（3）有质有量
冰冻三尺，非一日之寒。插话语言的修养非一朝一夕之功，是领导者综合素质和各方经验的集中体现。而要丰富插话语言，应注重加强语言积累，着重进行自然、灵活、准确、简明的语言训练。插话的语言要顺其自然，切合时境，不要刻意雕琢，要达到呼之欲出的境界。灵活语言的使用要服务主题，不拘一格，灵活多样，它是插话者敏锐、机智、善变等素质的集中体现。准确，可供插话者的时间很短暂，要求语言使用一语中的，点到为止，不要言不及义，无的放矢。简明，语言干脆利索，简明扼要，如同黑夜中的流星，照亮长空，稍纵即逝。因此，作为插话者必须努力做到“短些，短些，再短些”。
本来，插话应以短见长，幽默而富有感染力。抓住重点，三言两语，讲完即收。刘禹锡曾说：“山不在高，有仙则名；水不在深，有龙则灵。”衡量领导者插话有没有水平，是否精彩，并不在话的数量，而在于话的质量。可是有些领导者总把握不住这一点，他们尊口一开就合不住，总爱把话头扯得老远，这样不仅会“淹没”会议主题，而且还会喧宾夺主，让主讲者处于难堪的境地。应当明白，插话不同于讲话，只有插得精彩干练，才会收到应有的效果。
（4）不要插话成癖
有些领导者为了显示自己的存在，插话成癖。逢会便插，一会一插，对张三刚打完“岔”，又和李四“抬杠子”。我们提倡主席台上就座的领导者，不妨在会议中多充当“哑巴”角色。即使到了非插话不可的地步，也要切记不要插话超过三次。否则，即使会议主持者再会插话，也难免压抑讲话者的情绪。
如此，作为一个主持会议领导，多听人说，免开尊口，何乐而不为呢？
12、选准话题的艺术
作为领导，无论出席什么会议，参加什么活动，都有随时讲话的可能。因此，及时了解和掌握会议和活动的主题，议程安排，参加人员；认真听取其他领导的讲话或发言，明确他们的思想和观点，并作认真思考，就会心中有数，不至于心慌意乱，临时抱佛脚。
有了思想准备，只是即席讲话的基础。一旦真的请你讲话，你还必须迅速找一个话题。选择话题很重要，恰当的话题是即席讲话成功的一半。选择合适的话题，一般要遵循以下原则：
（1）与会议主题有密切关系
任何会议和活动都有自己的问题即主题。所以任何讲话、发言和讨论都应紧扣这个主题，否则就会跑题，干扰会议方向。比如在企业技术改造会议上，你大讲特讲企业管理、企业文化，不免有点离题。听众也会觉得你思维有问题。如果你能紧扣企业技术改造，选择一个好的角度切入，发表独特、精辟的见解，定会得到听众称赞。
（2）自己熟悉
围绕自己熟悉和体会比较深的话题讲话，能够有效地消除紧张情绪，打开思路，激发讲话欲望，应付自如；能够准确表达你的思想和观点，容易谈出深度、谈出新意。只有这样才能吸引听众、打动听众。千万不能单纯为了求新、求奇，选择那些自己还没搞懂的话题，更不能冒充内行，乱说一通。尤其在一些重要场合，引出一个自己不熟悉的话题后，会难以收场，置自己于非常被动、尴尬的境地，影响自身形象。
（3）能吸引和打动听众
讲话是让人听的，你讲得效果如何，水平高低，关键是看听众的反应。听众的反应是衡量讲话是否成功的标准。因此，选择话题首先要考虑听众是否关心，是否愿意听。如果听众对此不感兴趣，尽管你津津乐道、口干舌燥，也没人听，白白浪费唇舌。即席讲话要尽量选那些与听众关系密切、听众熟悉、有一定新意、能给人以启发的内容作为话题。吸引人的话题，也并非奇闻逸事或深奥的哲理。
（4）有独到之处
这一点很重要，衡量讲得好不好，有没有水平，关键是看有没有独到之处。如果老生常谈，把众所周知的事情、放之四海而皆准的道理，喋喋不休地讲个没完，就没有多少意思，听众也会感到厌烦。因此，要在仔细观察现场、体会气氛、知己知彼的基础上确定一个好的话题。切忌把别人说过的话题拿来再说，力戒雷同，追求新意。做到这一点，关键是转换角度，提高层次，另辟蹊径。要从思想上站在圈外，纵观全局，仔细观察，再作决定。若先说，就要出奇制胜，先声夺人；若后讲，也要后发制人，道别人之未道，方显独到，高人一筹。至于先说还是后说，要根据现场而定。总之，要选择一个适当角度、最佳时机来展示自己。
（5）符合语言环境
语言环境是指讲话时的现实环境，即时间、地点、人物和背景。讲话要看对象、看场合。俗话说：“到什么山唱什么歌。”话题要根据听众的职业特点、文化程度、思想水准、性别年龄、处境心情而确定。如对工人和对农民要有区别，对领导干部和对一般下属要有区别，对人民和对敌人要有区别；在城市和在农村要有区别，在工厂和在学校要有区别；喜庆场合与严肃场合要有区别等。例如，1946年7月11日夜，民盟中央委员李公朴先生被国民党反动派暗杀了。7月15日上午，闻一多先生主持了李公朴先生追悼大会。李先生的夫人张曼筠首先讲述了李公朴先生遇难经过，控诉了国民党反动派的卑劣罪行，一千多听众愤然泪下。这时，一小撮混进会场的特务分子，却有说有笑，甚至无理取闹，极为猖狂。闻一多先生本来没有准备讲话，但见此情景，无法抑制心头愤怒，于是拍案而起，痛斥特务的无耻和反动派的罪行。他当时选择了这样一个话题：“这几天，大家晓得，在昆明出现了历史上最卑劣最无耻的事情！李先生究竟犯了什么罪，竟遭此毒手？他只不过用笔写写文章，用嘴说说话，而他所写的，所说的，都无非是一个没有失掉良心的中国人的话！大家都有一支笔，有一张嘴，有什么理由拿出来讲啊！有事实拿出来说啊！为什么要打要杀，而且又不敢光明正大地来杀，而偷偷摸摸地来杀！这成什么话！”闻一多先生在愤怒至极的情况下，选择了这个话题，深刻揭露了特务们的无耻嘴脸和反动派的罪行，非常符合当时的语言环境。
13、会场常见意外情况处理
很多时候，尽管我们事先对会议进行了认真的准备，但在会议进行中往往还会出现一些意想不到的不利情况。对这些不利情况，作为领导一定要沉着冷静，靠自己的应变能力恰当地加以处理。
（1）突然出现冷场
冷场，是会议活动中一种常见而又使会议主持者颇感难办的问题。冷场的原因很多，我们应针对不同的原因，采取不同的措施。
①与会者无思想准备，一时难以发言。特别是事先没有打招呼，临时召开的会议容易出现冷场，这时会议主持者可以鼓励大家先谈不成熟意见，在讨论中再补充完善，也可以让大家先作短暂的准备，然后发言。
②与会者对所讨论的议题不理解、不明白而感到无从开口，会议主持者应详细、明确地交代议题，对与会者进行耐心启发。
③会议议题直接涉及与会者多数人的利益，因有顾虑而造成的冷场，会议主持者应先启发与其利益关系不太大的，或者是大家公认比较正直、公道的人发言，然后再逐步深入。只要有人开了头，冷场就会变得热烈。
④会议议题有一定的难度和复杂性，一时不易提出明确意见而出现冷场，这时会议主持者可以由浅入深，启发大家开动脑筋，逐步接触问题的实质，也可以选择分析能力强、比较敏锐的同志率先发言，打开突破口再引导大家讨论发言。
（2）重点人沉默
会议中往往出现意想不到的沉默。当一部分人在会议上沉默时，主持者应当思索沉默的原因，有针对性地采取对策。会议中的沉默通常有以下几种情况：
①顾虑、害羞的沉默。有的人有较好的意见和看法，但因为某种顾虑而沉默不语。对于这种情况，主持人应想办法打消这些同志的顾虑，支持他们发言。有的人怕讲不好，被人讥笑，既想讲不又敢讲，会议主持人要寻找机会鼓励他发言，表示出对他的发言很感兴趣，促使他大胆发言；
②持少数意见者的沉默。当会上多数人同意某种意见，出现了一边倒的情况，持少数意见的人知道自己的意见已经孤立，也就不讲了。在这种情况下，主持者不应急于表态同意多数人的意见，应当耐心地、热情地鼓励有异议的人讲出自己的见解，以便比较；
③无所谓的沉默。当会议议题与部分人关系不大时，有人会认为议题与己无关，抱无所谓的态度而不愿开动脑筋。会议主持者应采取恰当的方法把他们引导到会议议题上来，促使其思考问题；
④对立的沉默。有的人对会议主持人或会议议题有对立情绪，会出现不予理睬的态度。会议主持人应主动、热情地引导他们发言，对正确的意见应给予鼓励支持，对不正确的意见也不要介意。
当然，会议中还有一些出自其他原因的沉默现象。如有的人不吭声是表示同意，有的暂时不表态是想听别人意见后再说，有的人表态是没有新的意见等，这些情况均属正常，不必在意。
（3）控制离题发言
在会议发言中常出现跑题的现象，这种现象与冷场恰恰相反，会议“热烈”得过了火。离题时不可强扭，也不能不扭。强扭会挫伤积极性，不扭就可能开成无效会议。出现离题发言主要有两种情况：一种是闲话式的离题。会议讨论中谈论传闻、逸事及与议题无关的闲话，而且喜欢海阔天空、津津有味地谈论，越扯离议题越远。这种现象通常是因为与会者认为议题与自己无关，不感兴趣而出现的；也有的认为议题不好发言，而沉湎于题外的话。这时，主持者应采取措施：
①接过讨论的某句话，顺势巧妙自然地引回到正题上来；
②联系议论的某一层意思，提出新的话题引入到正题中；
③用一句善良的话或风趣的话截住议论而引入正题。
此外，还有一种是发挥式的离题。发言者为表示自己的才能，或显示自己的见解，自觉或不自觉地讲与议题无关的内容。对这种离题现象的处理不能简单粗暴，而应尽可能采用不影响情绪和气氛的方式，用礼貌的形式提醒发言者。
14、应对会场“特殊人”策略
作为领导者和会议主持人，对于口若悬河的与会者或是一言不发的与会者，对于事事都要争论不休或是开口就跑题的与会者，或是私下开小会的与会者，你该怎么办？总体来讲，以下几种人最让人头疼，也最难对付，需运用一些策略。
（1）口若悬河的人
有些人表现欲强，话很多，一说到自己熟悉领域，很快就口若悬河起来。他们喜欢听自己说话，他们似乎要利用每次会议来垄断讨论。如果你事先知道这类人，安排他就坐在你的左右，这样你可以“避免”看到他想要发言的样子。如果他发言了，给他适当的时间，然后说，“你提出的几点很好，现在让我们听听其他人的。”以此打断他。如果这一招不灵，就限定时间，比如，每人发言两分钟。
（2）一言不发的人
这类人与上述类型的人截然相反，杀伤力却一点不能小视。这类人在众人面前讲话时，舌头就发紧，三两句说没声了。不仅较难回答的问题，会使他们沉默，即便问一些你认为他们能够回答的问题，有时也会出现冷场。对付这类人，最好的方式就是给他们嘴里“喂”话，耐心引导，慢慢鼓励。只要一有机会就表扬他们，设法使他们放松，帮助他们克服发言时的不安心理。
（3）窃窃私语的人
这类人最易干扰会议，同时也最难对付。最好的办法是尽可能不理睬他。但如果交谈达到必须加以制止时，你可以通过直接提问来试着打断交谈者。或者你也可以停止发言，等着他们安静下来。如果这也不管用，你可以对他们说，“如果你们有什么要说的，请大声说出来，好让每个人都能从你们的讨论中获益。”还有，如果你想制止他们，就请他们总结一下最后几个建议，并估计其可行性。他们在脑子里对这些或许不大清楚，说出来，他们就会注意了。
（4）争论不休的人
事事都要争论的与会者会使一个好的会议流产。你需要有许多对付他们的办法。如果你能够清他们为什么每件事都过不去，那么一旦你找到了原因，事情就好办了。不要通过批评他们使之感到丧气，要把他们刻薄的评论和质疑看做是司空见惯。
如果可能，重复他们的意见，显得你已经接受了它们。如果你无法机智地控制他们，就把他们的问题提交给大家讨论。这样做大家可能会厌恶他们，无须施加任何压力就能使他们知道自己是多么讨人嫌。这可能会使他们安静下来。如果再不行，看看你是否能避免让这种遇事必争的与会者下次再出席会议。
（5）离题万里的人
开会时经常出现离题的现象，甚至最出色的主持人也要想尽办法制止。这种现象出现过多的时候，会议就会脱离轨道，进程很慢，作为主持人，你的职责是善于把会议引上正轨。你可以说：“这是个颇有意思的意见。可这对讨论我们的问题适用吗？”这样可能会使别人察觉到他们离题了，使他们回到讨论的议题上。或者，如果可能的话，逐步把较远的讨论与眼前的问题结合起来，可以把大家引回轨道上来。如果还不行，就总结一下到目前为止已经说过的内容。这就会调整其方向，把注意力集中到主要议题上来。
15、给会议画一个圆满的句号
会议即将结束，领导要对会议召开的有关情况及所取得的成果进行全面、客观的总结，对不能确定的或未解决的问题作出解释说明。一个领导对会议总结得如何，是衡量领导水平高低的重要方面。有的领导能把会议的有关情况总结得很精练、很概括、很有高度，让人一听就明白。而有的则不善于总结，对会议的精华把握不准，要么再重复别人的话语，要么说些不着边际的话，既没有深度，也没有高度。会议总结要体现简明扼要、全面准确、重点突出、实事求是的特点。好的总结可以帮助与会者加深对会议精神的理解和把握，有利于会议的贯彻落实。
会议总结虽然没有一个固定的模式，但其内容大体应包括以下几个方面。
（1）基本情况
这一部分主要是讲会议的进程和与会者的表现。会议进程主要是对会议进行的几个重要环节综述和分析，对每个环节实施情况做出评估；与会者会议期间的表现如何，要列举典型实例进行评述。
（2）主要收获
这一部分是会议总结的重点。主要讲通过大家的共同努力，会议统一了哪些思想，提高了哪些认识，研究解决了哪些问题。要高屋建瓴地概括归纳出几条，让人听了觉得条理清晰，便于记忆。谈收获要紧扣会议主题，突出反映问题，切实符合会议的实际情况。每条收获都应有具体的事例加以说明，要注意引用与会者的发言，特别是一些好的意见、建议及具体的措施和打算，给人以具体生动的感觉。
（3）今后工作意见
这一部分主要是根据会议总的精神，结合工作实际，提出实施会议主题的意见。就是对会议的传达学习、贯彻落实提出具体要求，对会议确定的目标、任务、政策措施进行分解，落实到有关责任单位和责任人。
会议总结要得法，一般可采用如下方法。
①直叙法
简要概括地回顾叙述会议办了哪些事，达成了哪些共识，解决了什么问题，加深与会者的印象。比如：“这次会议我们传达学习了某某文件，研究讨论了某某决定，某某领导作了重要讲话，对下一步的工作作出了具体安排和部署：一是……二是……三是……这些意见完全符合我们的实际，对于促进工作具有重要意义，希望大家认真抓好落实，切实抓出成效。对贯彻好这次会议精神，我再提几点意见：一……二……三……”
②归纳法
在简要回顾会议的基础上，对整个会议进行高度归纳、概括。比如：“我们这次会议开得很成功，概括起来有几个特点：一……二……三……我们，这次会议形成了几个方面的共识：一……二……三……初步解决了几个方面的问题：一……二……三……现在，对解决这几个方面的问题，大家都形成了一致意见，拿出了具体的对策措施，下一步关键是抓好落实。”
③鼓动法
对会议不作全面总结的情况下，用鼓舞人心的话作总结，对大家提出希望和要求，号召大家为实现某个目标或完成某项任务而努力工作。对会议的总结是详细还是简要，这要根据会议的要求、会议气氛、与会人员、时间安排等情况而定。可以根据上述介绍的一般结构和方法进行调整、完善，灵活掌握。